Thành lập công ty là gì? Thành lập một công ty mới cần làm những gì? Là băn khoăn chung của nhiều doanh nhân khi muốn mở một công ty để kinh doanh? Nếu bạn muốn tìm lời giải đáp cho câu hỏi này thì hãy tham khảo ngay bài viết dưới đây.

I/ Thành lập công ty là gì? - Phân tích theo 2 góc độ

Thành lập công ty là gì? – Đây là một trong những vấn đề được nhiều người quan tâm. Cụ thể, khái niệm thành lập công ty có thể được lý giải trên 2 góc độ như sau:

Góc độ kinh tế

Thành lập công ty là quá trình chuẩn bị đầy đủ những vấn đề, điều kiện kinh doanh để thành lập tổ chức kinh tế. Chủ thể kinh doanh cần chuẩn bị những điều kiện liên quan như tên, địa chỉ trụ sở, máy móc, thiết bị, nhận sự...

Góc độ pháp lý

Thành lập công ty được xem là thủ tục pháp lý được chủ doanh nghiệp tiến hành tại những cơ quan quản lý, cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Những hồ sơ, thủ tục này sẽ đơn giản hoặc phức tạp tùy thuộc vào loại hình công ty.

II/ Để thành lập 1 công ty mới cần làm những gì? – Quy trình chi tiết

Hiện nay, đi kèm với việc điều kiện kinh doanh phát triển thì nhu cầu thành lập doanh nghiệp mới cũng đang ngày càng gia tăng. Tuy nhiên, thực tế thì không phải ai cũng biết thành lập công ty mới cần làm những gì? Hồ sơ ra sao?

Thực tế, việc thành lập công ty hiện nay khá đơn giản, doanh nghiệp chỉ cần chuẩn bị đầy đủ thông tin doanh nghiệp, soạn thảo hồ sơ hợp lệ và tiến hành xin giấy phép đăng ký doanh nghiệp là có thể bước đầu giúp công ty đi vào hoạt động.

Để thuận lợi mở công ty, doanh nghiệp có thể tiến hành theo quy trình thành lập công ty thành công được Hùng Kim Hoa chia sẻ như sau:

Bước 1: Chuẩn bị tên và địa chỉ của công ty

* Địa chỉ công ty thì không được đặt ở khu vực cấm, nhà chung cư hay tập thể

– Công ty cần có địa chỉ kinh doanh thì mới được phép tiến hành đăng ký kinh doanh. Địa chỉ của công ty phải đảm bảo những quy định chung, tránh đặt địa chỉ công ty ở khu chung cư hay nhà tập thể.

– Doanh nghiệp có thể sử dụng nhà riêng có giấy chứng nhận quyền sở hữu hoặc tiến hành thuê văn phòng để đặt địa chỉ công ty. Địa chỉ công ty phải nằm trong lãnh thổ Việt Nam, có số nhà, hẻm, quận, huyện, thành phố…rõ ràng, chính xác. Không sử dụng địa chỉ giả để làm địa chỉ công ty .

* Tên công ty phải là duy nhất và không gây nhầm lẫn hay trùng lặp

– Công ty cần có tên riêng và tên riêng này phải là duy nhất, không được trùng hay giống với các doanh nghiệp đã đăng ký kinh doanh trước đó.

– Doanh nghiệp phải chuẩn bị tên công ty đầy đủ cấu trúc, gồm loại hình công ty + tên riêng. Loại hình sẽ là một trong 5 loại hình được nhắc đến trong loại hình doanh nghiệp, còn tên riêng sẽ do doanh nghiệp tự đặt.

– Để tránh trùng lặp với công ty khác, doanh nghiệp có thể sử dụng tên viết tắt hay tên tiếng anh, nhưng phải đảm bảo tên công ty sẽ không gây nhầm lẫn, không có tình trạng thêm tiền tố, hậu tố hay ký hiệu thiếu văn hóa trong tên. Doanh nghiệp không được dùng tên cơ quan chức năng, cơ quan quản lý nhà nước để đặt tên cho công ty .

Bước 2: Doanh nghiệp phải chọn ngành nghề đăng ký kinh doanh phù hợp và áp mã ngành chi tiết

– Công ty để có thể thực hiện hoạt động thì phải đăng ký ngành nghề kinh doanh phù hợp, liên quan đến hoạt động . Phải thực hiện tra cứu mã ngành nghề để có thể đăng ký kinh doanh. (Tham khảo chi tiết: Danh mục ngành nghề đăng ký kinh doanh).

– Nếu chọn ngành nghề không yêu cầu điều kiện thì có thể đi vào hoạt động kinh doanh ngay sau khi thành lập công ty mà không phải chuẩn bị những điều kiện liên quan hay xin giấy phép đủ điều kiện kinh doanh.

– Nếu chọn ngành nghề yêu cầu điều kiện thì phải tiến hành đảm bảo các yêu cầu cần thiết, tiếp đó, tiến hành xin giấy phép kinh doanh rồi mới được đi vào hoạt động kinh doanh.

Bước 3: Chuẩn bị vốn tối thiểu và vốn điều lệ sẽ đăng ký khi mở công ty

– Vốn là vấn đề quan trọng khi doanh nghiêp mở công ty. Trên thực tế, vì lĩnh vực rất đa dạng nên vốn thành lập công ty sẽ tùy thuộc vào khả năng hay điều kiện về tài chính, kinh tế của doanh nghiệp và yêu cầu về vốn của từng ngành nghề khi đăng ký kinh doanh. Tuy nhiên, doanh nghiệp nên chuẩn bị vốn tối thiểu đầy đủ bởi khi mới mở công ty cần khá nhiều chi tiêu. (Tham khảo ngay: Vốn tối thiểu để thành lập công ty là bao nhiêu?)

– Doanh nghiệp phải thực hiện kê khai vốn điều lệ khi mở công ty . Thông thường thì doanh nghiệp có thể tự kê khai vốn điều lệ tùy vào mong muốn cũng như năng lực tài chính của mình, bởi vì pháp luật không có quy định về vốn điều lệ của doanh nghiệp khi thành lập công ty. (Tham khảo thêm: Vốn điều lệ là gì?).

+ Tuy nhiên, nếu trường hợp doanh nghiệp đăng ký kinh doanh ngành nghề có yêu cầu về vốn, ví dụ ngành nghề yêu cầu vốn pháp định, vốn ký quỹ thì cần thực hiện đăng ký vốn điều lệ tối thiểu bằng với mức vốn pháp định, như vậy mới được tiến hành đăng ký kinh doanh. (Tham khảo ngay: Danh sách ngành nghề kinh doanh yêu cầu vốn pháp định).

+ Doanh nghiệp không nên kê khai vốn điều lệ quá thấp khi thành lập công ty , vì nó sẽ ảnh hưởng đến 1 phần uy tín của công ty trong mắt khách hàng hay đối tác.

Bước 4: Thực hiện chọn ra loại hình công ty và người đại diện pháp luật phù hợp cho doanh nghiệp

* Người đại diện pháp luật phải đáp ứng những quy định chung

– Công ty có thể có 1 hoặc nhiều người đại diện pháp luật tùy thuộc vào loại hình doanh nghiệp. Người đại diện pháp luật phải là người có năng lực, kinh nghiệm, có khả năng quyết định những công việc quan trọng của doanh nghiệp trong quá trình hoạt động.

– Doanh nghiệp hãy chuẩn bị người có năng lực và trí tuệ và đủ tin tưởng. Bởi người đại diện có vai trò rất quan trọng, phải chịu trách nhiệm đối với hoạt động pháp lý liên quan trong công ty. Để thuận tiện, doanh nghiệp có thể để cho giám đốc, chủ tịch… làm người đại diện pháp luật cho công ty .

>>> Tham khảo thêm: Quy định về người đại diện theo pháp luật

* Loại hình công ty phải phù hợp với các điều kiện về số thành viên, vốn hay đáp ứng được mong muốn của doanh nghiệp

– Doanh nghiệp phải dựa trên số lượng thành viên góp vốn, số vốn góp, mong muốn của riêng doanh nghiệp… để chọn cho công ty một loại hình doanh nghiệp phù hợp, có khả năng giúp công ty phát triển vững mạnh, tránh được các rủi ro trong tương lai.

– Hiện nay, Luật doanh nghiệp chia loại hình công ty thành 5 loại gồm công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên, công ty trách nhiệm hữu hạn 2 thành viên, công ty tư nhân, công ty cổ phần và công ty hợp danh, doanh nghiệp hãy xem xét, đánh giá và chọn lựa đúng đắn.

>>> Tham khảo thêm: Ưu điểm và nhược điểm các loại hình doanh nghiệp

Bước 5: Soạn thảo hồ sơ đăng ký thành lập công ty mới

Hồ sơ chi tiết gồm những giấy tờ sau:

– Thành viên hoặc cổ đông của công ty có thực hiện hoạt động góp vốn.

– Điều lệ cơ bản của công ty .

– Đối với cá nhân: Chuẩn bị chứng minh thư nhân dân bản sao, hộ chiếu bản sao hoặc thẻ căn cước công dân bản sao.

– Đối với tổ chức: Ngoài các giấy tờ chứng minh tư cách cá nhân của người đại diện pháp luật thì cần giấy đăng ký doanh nghiệp, quyết định thành lập…

– Giấy đề nghị Sở KH & ĐT cấp giấy phép đăng ký doanh nghiệp .

Bước 6: Nộp hồ sơ lên Phòng đăng ký kinh doanh để xin giấy phép

– Doanh nghiệp mang hồ sơ đầy đủ nộp lên Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở KH & ĐT để được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh công ty .

– Thời gian cấp giấy phép đăng ký doanh nghiệp thường là từ 3 – 5 ngày.

>>> Doanh nghiệp có thể ủy quyền cho Hùng Kim Hoa soạn thảo và nộp hồ sơ để tránh tính trạng hồ sơ sai sót, không hợp lệ.

Bước 7: Tiến hành công bố thông tin công ty lên cổng thông tin điện tử quốc gia

– Công ty cần phải chuẩn bị thủ tục công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp một cách đầy đủ. Thời gian để doanh nghiệp có thể thực hiện thao tác này là tối đa 30 ngày kể từ ngày có giấy phép đăng ký kinh doanh.

– Nếu trong thời gian quy định, mà công ty không công bố thông tin doanh nghiệp lên cổng thông tin điện tử quốc gia thì sẽ bị xử phạt hành chính từ 1 triệu VNĐ đến 2 triệu VNĐ tùy theo mức độ vi phạm.

III/ Hoàn tất thủ tục sau khi thành lập công ty – Thủ tục quan trọng không thể bỏ qua

Bên cạnh việc quan tâm thành lập công ty là gì và mở công ty mới cần làm những gì thì có một điều doanh nghiệp cũng cần hết sức lưu ý, đó là hoàn tất thủ tục sau khi mở công ty. Bởi vì, nếu không hoàn tất các thủ tục này, doanh nghiệp sẽ không thể thuận lợi hoạt động kinh doanh. Các thủ tục này bao gồm:

Bạn phải tiến hành treo bảng hiệu công ty

– Bạn cần đặt làm bảng hiệu cho công ty và treo bảng hiệu tại địa chỉ kinh doanh. Bảng hiệu có thể lớn hoặc nhỏ, hình thức do doanh nghiệp quyết định, nhưng phải lưu ý là bảng hiệu có đủ những thông tin cần thiết thể hiện được thương hiệu công ty như tên, số điện thoại, địa chỉ, mã số doanh nghiệp…

Cần phải đăng ký mua chữ ký số cho doanh nghiệp

– Doanh nghiệp cần đăng ký mua chữ ký số để đóng thuế và tờ khai thuế online. Chữ ký số có thể mua ở nhiều nơi, nhưng doanh nghiệp cần chọn một địa chỉ uy tín để mau chữ ký số cho công ty mình.

– Sau đó, doanh nghiệp yêu cầu ngân hàng kích hoạt chức năng đóng thuế điện tử cho tài khoản ngân hàng của công ty mình để kế toán viên của công ty có thể sử dụng chữ ký số trong việc đóng thuế online.

Cần thuê kế toán viên hoặc dịch vụ kế toán

– Để thuận tiện trong việc kê khai, đóng thuế, doanh nghiệp sẽ cần thuê một kế toán riêng cho công ty. Hoặc nếu muốn tiết kiệm chi phí mà vẫn giải quyết được những vấn đề liên quan đến kê khai, quyết toán thuế, sổ sách thì doanh nghiệp có thể sử dụng dịch vụ kế toán. 

Cần làm tài khoản ngân hàng

– Chủ công ty cần mang theo chứng minh nhân dân, con dấu và giấy phép đăng ký doanh nghiệp đến ngân hàng để mở cho công ty một tài khoản giao dịch. Sau đó, doanh nghiệp làm thủ tục báo cáo số tài khoản ngân hàng của công ty lên cho Sở Kế hoạch và đầu tư.

Cần khắc con dấu công ty

– Công ty cần có con dấu riêng, do đó, cần tiến hành đặt khắc con dấu khi có mã số thuế. Số lượng và hình thức con dấu do doanh nghiệp tự quyết định. Nhưng nội dung trên con dấu phải đảm bảo có đầy đủ tên công ty và mã số doanh nghiệp.

– Doanh nghiệp sau khi khắc con dấu thì làm thủ tục công bố mẫu dấu lên cổng thông tin điện tử quốc gia

Cần kê khai và đóng thuế

– Công ty cần làm tờ kê khai thuế và nộp lên cho cơ quan quản lý thuế theo đúng thời gian quy định.

– Hơn nữa, khi kinh doanh dịch vụ , doanh nghiệp sẽ phải đóng các loại thuế như: Thuế giá trị gia tăng; Thuế thu nhập doanh nghiệp và thuế môn bài (Thuế môn bài sẽ tùy thuộc vào mức vốn điều lệ doanh nghiệp kê khai, nếu vốn điều lệ trên 10 tỷ thì cần đóng 3 triệu thuế môn bài/ năm, nếu vốn điều lệ dưới 10 tỷ thì cần đóng 2 triệu thuế môn bài/ năm).

Cần góp vốn vào công ty theo quy định

– Công ty có thời hạn góp vốn tối đa là 90 ngày kể từ ngày được cấp giấy phép đăng ký kinh doanh. Các thành viên, cổ đông của công ty phải thực hiện góp đủ số vốn đã cam kết ban đầu.

– Vốn góp vào công ty có thể là tiền Việt Nam, ngoại tệ hay tài sản được định giá theo sự thống nhất của các cổ đông, thành viên công ty.

– Nếu không góp đủ vốn vào công ty như đã cam kết, thành viên doanh nghiệp sẽ bị tước các quyền lợi liên quan đến số vốn góp bị thiếu.

>>> Tham khảo ngay: Quy định về việc góp vốn trong doanh nghiệp

Như vậy, chúng tôi vừa làm rõ khái niệm thành lập công ty là gì? cùng với những điều kiện cần chuẩn bị và thủ tục để thành lập công ty thành công. Mong rằng những chia sẻ về chủ đề thành lập công ty trên đây, sẽ giúp bạn hiểu hơn về quá trình mở một doanh nghiệp mới . Nếu độc giả còn vướng mắc vấn đề gì liên quan đến quy định đăng ký thành lập doanh nghiệp! Hãy liên hệ đến Hùng Kim Hoa để nhận được hỗ trợ tư vấn cụ thể nhé!